FINDEN SIE AUCH, WONACH SIE GAR NICHT GESUCHT HABEN.

DAS GEHT NICHT? DOCH.

Ihr Vertragspartner sagt, Sie hätten schon eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Sie suchen nach diesem Wort. Obwohl das Dokument ganz anders heißt (beispielsweise Geheimhaltungsvereinbarung oder Confidentiality Agreement), finden Sie es. Kein Problem für DOCUVISTO. Suchen Sie doch einfach ganz assoziativ.

Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die Suche nach Dokumenten, Verträgen und Akten einer der wesentlichen Zeitfresser in Rechtsabteilungen sind. Andersherum können wir von einer schnellen und erfolgreichen Suche eine hohe Steigerung der Effizienz erwarten. Weitere Analysen führten uns zu der Erkenntnis, dass nicht die äußeren Faktoren die wesentliche Rolle spielen sondern die inneren. Das bedarf der Erklärung

Äußere Faktoren, die die Suche in die Länge ziehen, sind in der körperlichen Welt verlegte Papiere, Aktenstapel oder nicht zurückgebrachte Dokumente. Innere Faktoren beziehen sich auf die Dokumenteninhalte, die man möglichst gut kennen muss um schnell zum Ergebnis zu kommen, wenn man elektronisch sucht. Wir haben festgestellt, dass sich viele Autoren  überraschenderweise relativ bald nach der Erstellung eines Dokuments nicht mehr genau an den Inhalt erinnern, in dem Sinne, welche Wörter  zum Beispiel verwendet wurden. Bei externen Dokumenten, die nicht selbst verfasst wurden, war dies schon ganz kurze Zeit nach der Lektüre der Fall.

Hinzu kommt, dass man bei aller Genauigkeit und Präzision der juristischen Sprache doch auch immer verschiedene Möglichkeiten der Formulierung hat und das regelmäßig auch zur Anwendung kommt. Salopp gesagt schreibt eben doch jeder, wie ihm der Schnabel gewachsen ist. Daraus resultierten die größten Schwierigkeiten in unseren Analysen beim Auffinden bestimmter Dokumente von verschiedenen Autoren.

Zur Lösung dieser Herausforderung haben wir daher eine größere Kiste aufgemacht – neben klugen Suchtechniken bedienen wir uns auch der künstlichen Intelligenz, der AI.

Assoziatives Dokumentenmanagement mit Docuvisto

NEUN VON ZEHN KUNDEN LIZENZIEREN DOCUVISTO

90 % überzeugen

DOCUVISTO – Intelligentes Dokumentenmanagement
Nahtlose Integration

DOCUVISTO fügt sich nahtlos in Syndikus ein. Sie bemerken es gar nicht. Die Dokumenten-Engine läuft als Serverdienst im Maschinenraum Ihrer IT.  Alles was Sie sehen, ist ein Menüeintrag "Volltextsuche". Alles was Sie bemerken, ist die Schnelligkeit, mit der ein eingescanntes Dokument an jedem Platz im Volltext gesucht und blitzschnell gefunden werden kann.

Gewohnte Darstellung

So, wie in Internet-Suchmaschinen auch stellt DOCUVISTO Ihnen die Treffer dar: Mit Umgebungstext, alle Fundstellen untereinander und Doppelklick war, sodass Sie sofort das Dokument öffnen. Darüber hinaus sehen sie die Verlinkungen des Dokuments (zum Beispiel auf Akten oder Gesellschaften). Wunderbar. Die Macht der Gewohnheit.

Großartige Funktionen

Das Wichtigste an einem Zusatzmodul ist, dass einem etwas fehlt, wenn man es nicht hat. Warum lizenzieren neun von zehn Kunden auch DOCUVISTO, wenn sie sich für SYNDIKUS entscheiden? DOCUVISTO ist einfach die perfekte Ergänzung, die weit über das hinausgeht, was man als Volltextsuche mit OCR kennt. Dokumente per Suche nach dem unbekannten Volltext wiederzufinden, ist die eine Seite der Medaille. DOCUVISTO verändert mit der Distanzsuche und der Assoziativsuche das ganze Spiel. Es ist ein wahrer Game Changer.

Dokumentenmanagement

Oben war wegen der bahnbrechenden Möglichkeiten mit DOCUVISTO im wesentlichen von OCR, Volltextsuche und den beiden Funktionen der Distanzsuche und der Assoziativsuche die Rede. Natürlich kann SYNDIKUS auch schon ohne DOCUVISTO ausgezeichnet mit Dokumenten umgehen. Sie fügen freie Stichwörter zu Dokumenten hinzu und können danach suchen. Sie vergeben eingeschränkte Leserechte, wenn Ihre Referendare keinen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben sollen. Sie erweitern den Zugriff auf die externen Berater oder andere Abteilungen wie Vorstandsassistenz, Einkauf oder Vertrieb.

Weitere äußerst nützliche Metadaten zu den Dokumenten unten das Dokumentenmanagement in SYNDIKUS ab. Beliebige Formate können hinzugefügt werden und wer Dokumente liest, ändert und wieder speichert, sofern die Rechte dazu gegeben sind, ist stets nachvollziehbar. Externe Kopien werden in der Historisierung der Dokumente ebenso vermerkt wie der Ursprung. Wenn Dokumente von einer Akte in die andere verschoben oder kopiert werden, sehen Sie dies. Ist das Dokument als Anhang einer E-Mail eingegangen, wird auch das angezeigt. Fast überflüssig zu erwähnen, dass Syndikus Textvorlagen und Platzhalter für die vollautomatische Dokumentenerzeugung mitbringt.

Alle Möglichkeiten

Die vielen Funktionen im Dokumentenmanagement geben Ihrer Organisation alle Möglichkeiten, die für eine effiziente und kluge Handhabung der Unterlagen erforderlich sind.

Kluge Strukturen

Dokumente können überall zugeordnet werden. Nicht nur in der Akte, auch im Vertragsmanagement, der Marken- oder Patentverwaltung, den Liegenschaften oder im Corporate Housekeeping.

Sicher verwahrt

Mit Syndikus legen Sie die Dokumente an besonders geschützten Orten und bei Bedarf hoch verschlüsselt ab. Die unternehmensinternen Informationen sind auf diese Weise besonders gut geschützt.