ALLE INFORMATIONEN VERFÜGBAR. ÜBERALL. IMMER.
E-AKTE – GEHT AUCH INTELLIGENT
Alle Inhalte der Akte elektronisch verfügbar gemacht für die ganze Rechtsabteilung. Oder nur für eine Gruppe. Oder auch für die Geschäftsführung/den Vorstand der Holding. Oder auch für eine Beteiligungsgesellschaft. Oder auch für die Rechtsabteilung in Paris. Vielleicht auch für den externen Markenanwalt? Ganz wie Sie wollen. Eine globale Rechtesteuerung macht das möglich. Aber noch viel mehr.
Gäbe es die elektronische Akte von Syndikus nicht schon, müssten wir sie erfinden. Sie passt sich den Benutzern an und nicht umgekehrt. Power User geben die erforderlichen Daten in kürzester Zeit ein, Anfänger oder Praktikanten lassen sich einfach von der automatischen Aktenanlage führen.
Alles hat Platz, aber nur ganz wenige Informationen müssen unbedingt eingegeben werden. Eben genau wie im richtigen Leben. Manche Vorgänge sind nur kleine Anfragen, andere füllen mehrere Ordner. Erfasst wird aber jeder Vorgang, damit Sie stets auskunftsfähig sind. Auswertungen sind kinderleicht und Berichte schnell erzeugt.
Für komplexe Anforderungen steht ein mächtiger Berichtgenerator zur Verfügung, der dynamisch ist und sehr komplex suchen kann. Das Ergebnis? Sehen Sie gerne auch gleich zur Weiterverarbeitung in Excel. Mit einem Klick.
Alle gewünschten Dateiformate sind im Dokumentenbaum enthalten. Strukturiert in Ordnern – wie man das vom Windows Explorer kennt oder eben vom macOS Finder. Sie blättern in Seitengröße. Die Elektronisch Akte ist die neue Handakte.
GLOBALISIERUNG KOMMT VON GLOBAL
SPRACHE ENTHALTEN
LÄNDER
Syndikus hat ein ziemlich detailliertes Rechtesystem. Vergeben Sie Zugriffsrechte in verschiedenen Ländern und an Ihre dort ansässigen Unternehmen. Innerhalb eines Hauses kann weiter nach Abteilungen, Gruppen und Personen differenziert werden. Und das geordnet nach Rechten zum Sehen, Ändern und Löschen von Daten.
SPRACHEN
Andere Länder, andere Sprachen. Ganz ohne Sprachbarriere ist nur die Muttersprache. Wir unterstützen diverse Sprachen und können nach Bedarf weitere lokalisieren. In der Bedienung genügt ein Klick und schon sehen Sie klar. Ohne Neustart.
INDIVIDUALISIERUNG
Ziemlich viel kann eingestellt werden. Das ist ja so üblich und notwendig. Aber was ist mit der französischen Kollegin, die heute in der Berliner Niederlassung ist - wie sieht sie den Eintrag "Wirtschaftsrecht" im Pull down-Menü "Sachgebiet" der Akte? Auch daran haben wir gedacht: Sie können diese Voreinstellungen selbst übersetzen. Einmal und für immer. "Wirtschaftsrecht" sieht der Legal Counsel in Berlin, "Droit des affaires" die Kollegin aus Paris. Voilà.
MOBILITÄT
Weltweiter Zugriff setzt Tempo voraus. Wer will schon warten, bis die Daten mühsam durchs Netz tropfen. Per webbasiertem Zugriff oder Terminal Server-Technologie geht das ruckzuck. Optimierte Methoden im Programmcode liefern Suchergebnisse im Millisekundenbereich.
Digitale Arbeitsprozesse
Effizienz und Transparenz
- Als Unternehmensjurist kennen Sie Zeitdruck. Sie werden mit Kosten konfrontiert. Zugleich steigen die Anforderungen an Ihre Tätigkeit. SYNDIKUS ist das perfekte Werkzeug für Syndikusanwälte, Unternehmensjuristen und Rechtsreferenten. Es garantiert Ihnen effiziente Abläufe, weil ihre Arbeitsprozesse digitalisiert ablaufen. Mit SYNDIKUS ist für Rechtssicherheit und Transparenz gesorgt.
- Eingehende E-Mails werden direkt in die Akte gezogen, das Syndikus-Outlook Add-In schlägt Ihnen die passende Akte oft schon vor. Printdokumente finden den Weg in die Akte über eine Scan-Lösung und werden sofort im Anschluss in durchsuchbaren Volltext umgewandelt. DOCUVISTO steht mit der Umwandlung in Fließtext per OCR-Technik und mächtigen Suchfunktionen dahinter. Die gesamte elektronische Akte mit allen ihren Dokumenten ist intelligent durchsuchbar.
Sicherheit und Rechtssicherheit
- Nicht nur an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Legal Hold) ist gedacht sondern auch an die Pflicht zur – quasi spiegelbildlichen – Vernichtung bestimmter Dokumente beispielsweise aufgrund der DSGVO. In der elektronischen Akte steht dafür mit dem Dokumentenklassifikationssystem (DKS) ein rechtssicheres System zur Ermittlung der Verfallsdaten zur Verfügung. Sobald das Verfallsdatum eines Dokuments erreicht ist, werden Sie entweder daran erinnert, dass das Dokument vernichtet werden soll oder es wird sogar automatisch gelöscht.
- Selbstredend sind nicht nur die elektronischen Akten besonders geschützt und nur für ausgewählte Personen sichtbar, die sensible Informationen enthalten sondern auch die darin liegenden Dokumente. Die Berechtigung für jedes einzelne Dokument kann weiter eingeschränkt oder aber für Abteilungsexterne wie Ihre externen Anwälte erweitert werden.
Systematisch
Alle Vorgänge werden in SYNDIKUS in Akten geführt, ob Markensachen, M & A, Litigation oder Verträge.
Intelligente Verknüpfungen begeistern: Die Akte ist verknüpft mit dem Vertrag, der Vertrag mit der Liegenschaft, die Liegenschaft mit der Pächterin.
Intelligent
Je nach Aktenkategorien stehen mächtige Module zur Verfügung, beispielsweise für das Vertragsmanagement. Vertragsakten erhalten eine Verknüpfung zu den vielen Details wie Laufzeiten, Kosten, Pflichten oder anderen Eckdaten aus dem Vertragswerk.
Strategisch
Die strategische Unterstützung kommt aus mächtigen Berichten und Analyseinstrumenten in SYNDIKUS. Den Stand der streitigen Vorgänge, die Kosten und Risiken und die Bewertung der externen Berater, all das ist nur ein paar Klicks entfernt.